Hướng dẫn hồ sơ, thủ tục mở văn phòng đại diện
Bạn đang cần thành lập, mở thêm văn phòng đại diện nhưng chưa nắm rõ quy trình, hồ sơ, thủ tục cần thực hiện. Ngay sau đây Công Ty TNHH Minh – KPMG Việt Nam sẽ hướng dẫn chi tiết các thủ tục mở văn phòng đại diện để giúp bạn chuẩn bị sẵn sàng, đầy đủ và có thể hoàn tất thành lập văn phòng đại diện nhanh chóng nhất.
Văn phòng đại diện là gì?
Căn cứ theo quy định tại khoản 2 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020, văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp.
Văn phòng đại diện có quyền có con dấu riêng, tài khoản riêng nhưng không được thực hiện chức năng kinh doanh. Chức năng chính của văn phòng đại diện là văn phòng liên lạc, thực hiện hoạt động nghiên cứu, cung cấp thông tin, hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận với thị trường và đối tác mới.
Văn phòng đại diện cũng có giấy chứng nhận đăng ký hoạt động (còn được gọi là giấy phép kinh doanh văn phòng đại diện).
Thủ tục mở văn phòng đại diện
Để thành lập văn phòng đại diện thì chúng ta cần xin cấp giấy phép hoạt động cho văn phòng đại diện và hoàn thiện các điều kiện pháp lý liên quan, cơ sở vật chất, nhân sự để văn phòng đi vào hoạt động. Dưới đây chúng ta cũng theo dõi các điều kiện và thủ tục để thành lập văn phòng đại diện nhé!
Điều kiện thành lập văn phòng đại diện
Để thành lập văn phòng đại diện trước hết doanh nghiệp cần đáp ứng được các điều kiện sau:
- Văn phòng đại diện chỉ được thành lập sau khi công ty được thành lập. Do đó, không thể song song thực hiện thủ tục thành lập công ty cùng văn phòng đại diện.
- Tên văn phòng đại diện bắt buộc bao gồm tên công ty kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện”….
- Văn phòng đại diện chỉ được thực hiện chức năng giao dịch. Do đó trưởng văn phòng đại diện chỉ được ký các hợp đồng và đóng dấu bằng dấu của văn phòng đại diện đới với các giao dịch phục vụ hoạt động của văn phòng đại diện như ký hợp đồng thuê nhà cho văn phòng, hợp đồng lao động với nhân sự của văn phòng, mua bán vật dụng hoạt động của văn phòng….
- Trưởng văn phòng đại diện không được ký hợp đồng phát sinh hoạt động kinh doanh.
- Địa chỉ trụ sở của văn phòng đại diện công ty không được là nhà tập thể, nhà chung cư (tương tự như trụ sở của công ty).
- Mặc dù văn phòng đại diện không phát sinh các thủ tục với cơ quan thuế. Tuy nhiên, khi doanh nghiệp có nhu cầu thay đổi địa chỉ của văn phòng đại diện khác quận, huyện vẫn phải thực hiện xác nhận nghĩa vụ thuế với Chi cục thuế cũ.
Thủ tục mở văn phòng đại diện
Quy trình, thủ tục mở văn phòng đại diện được thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ thành lập văn phòng đại diện
Hồ sơ mở văn phòng đại diện bao gồm những thông tin chính sau:
- 01 bản chứng minh thư công chứng của trưởng văn phòng đại diện;
- Thông tin tên, trụ sở văn phòng, số điện thoại của văn phòng đại diện;
- 01 bản Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của công ty.
Bước 2: Nộp hồ sơ tại Phòng đăng ký kinh doanh
Sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, bạn cần tiến hành nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh/ thành phố nơi văn phòng đại diện đặt trụ sở.
Có 3 cách để nộp hồ sơ mở văn phòng đại diện:
- Nộp trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch & Đầu tư
- Nộp qua dịch vụ bưu chính Việt Nam (bưu điện)
- Nộp online trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp bằng tài khoản đăng ký kinh doanh hoặc chữ ký số công cộng.
Bước 3: Chờ cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện
Trong vòng 3 ngày làm việc, Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư sẽ xét duyệt hồ sơ và phản hồi kết quả.
- Nếu hồ sơ hợp lệ: Phòng đăng ký kinh doanh sẽ cấp giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện
- Nếu hồ sơ chưa hợp lệ: Phòng đăng ký kinh doanh sẽ ra thông báo về việc sửa đổi bổ sung hồ sơ. Sau khi chỉnh sửa bổ sung bạn tiến hành nộp lại hồ sơ.
Lưu ý:
Trường hợp thành lập văn phòng đại diện cho doanh nghiệp có vốn nước ngoài sẽ yêu cầu hồ sơ, thủ tục phức tạp hơn rất nhiều. Để được tư vấn chi tiết thủ tục mở văn phòng đại diện trong trường hợp này bạn có thể liên hệ trực tiếp với Công Ty TNHH Minh – KPMG Việt Nam.
Dịch vụ thành lập văn phòng đại diện uy tín tại Đồng Nai
Thành lập văn phòng đại diện không phải là việc đơn giản nhất là với các công ty, doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài. Bạn cũng đang gặp khó khăn khi thành lập văn phòng đại diện, chưa có kinh nghiệm mở văn phòng đại diện hãy lựa chọn ngay dịch vụ tư vấn hỗ trợ thành lập văn phòng đại diện uy tín để được một đơn vị chuyên nghiệp thay mặt mình thực hiện mọi quy trình, thủ tục mở văn phòng đại diện.
Nếu như bạn đang tìm kiếm dịch vụ thành lập văn phòng đại diện uy tín tại Đồng Nai và các tỉnh thành lân cận hãy liên hệ ngay với Công Ty TNHH Minh – KPMG Việt Nam.
Dịch vụ thành lập văn phòng đại diện của Minh KPMG giúp bạn:
- Thực hiện trọn bộ thủ tục đăng ký thành lập văn phòng đại diện
- Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ đăng ký mở văn phòng đại diện
- Nộp hồ sơ và nhận kết quả đăng ký thành lập văn phòng đại diện tại Phòng đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt văn phòng đại diện.
Với sự hỗ trợ chuyên nghiệp từ đội ngũ luật sư, chuyên gia giàu kinh nghiệm, quý khách hàng có thể an toàn hoàn tất các thủ tục thành lập văn phòng đại diện và hoàn tất thành lập văn phòng đại diện nhanh chóng với chi phí tối ưu nhất.
Bạn đã chuẩn bị sẵn sàng để mở văn phòng đại diện hay chưa? Xem ngay: Mẫu quyết định thành lập văn phòng đại diện mới nhất!
