Văn phòng đại diện là gì? Hướng dẫn thủ tục mở văn phòng đại diện
Văn phòng đại diện là gì? Để giúp các đơn vị, khách hàng dễ dàng hoàn tất quy trình mở văn phòng đại diện. Ngay sau đây Công ty TNHH Minh KPMG Việt Nam sẽ hướng dẫn bạn chi tiết các thủ tục mở văn phòng đại diện và trọn bộ những lưu ý khi thành lập văn phòng đại diện.
Văn phòng đại diện là gì?
Theo quy định tại Khoản 2, Điều 44 Luật doanh nghiệp năm 2020:
“Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp.”
Đặc điểm của văn phòng đại diện
Văn phòng đại diện có những đặc điểm sau;
- Không có chức năng kinh doanh – văn phòng đại diện không được phép kinh doanh, thực hiện các hoạt động sinh lời, có doanh thu.
- Không có tư cách pháp nhân: Do là đơn vị phụ thuộc hoạt động dưới sự ủy quyền của doanh nghiệp và không sở hữu tài sản riêng mà văn phòng đại diện không có tư cách pháp nhân.
- Có giấy chứng nhận đăng ký hoạt động và có con dấu riêng, phục vụ cho mục đích hoạt động nội bộ.
Mỗi doanh nghiệp có thể thành lập không giới hạn số lượng văn phòng đại diện: Có thể thành lập ở trong và ngoài nước, có nhiều địa điểm văn phòng đại diện ở cùng tỉnh hoặc thành phố với trụ sở của doanh nghiệp.
Chức năng văn phòng đại diện
Văn phòng đại diện không có chức năng kinh doanh mà được thành lập với mục đích chính là để hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận đối tác, khách hàng và thực hiện chức năng, làm các nhiệm vụ theo ủy quyền của doanh nghiệp.
- Văn phòng đại diện được thành lập nhằm thực hiện các chức năng của một văn phòng liên lạc, cung cấp thông tin, tiếp thị sản phẩm, chăm sóc khách hàng.
- Thực hiện ký hợp đồng theo ủy quyền của công ty mẹ
Hướng dẫn thủ tục mở văn phòng đại diện
Điều kiện thành lập
Đối với mở văn phòng đại diện trước hết bạn cần phải đáp ứng được các điều kiện cần thiết sau:
- Tên Văn phòng đại diện phải đáp ứng các quy định về việc đặt tên (Điều 40 Luật Doanh nghiệp năm 2020). Phải gồm tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện”.
- Địa chỉ trụ sở của văn phòng đại diện công ty không được là nhà tập thể, nhà chung cư (tương tự như trụ sở của công ty).
- Có treo biển bảng tại địa chỉ Văn phòng đại diện. Nội dung biển, bảng phải bao gồm: Tên văn phòng đại diện, địa chỉ trụ sở, cơ quan quản lý, thông tin liên hệ cơ bản.
- Việc ký kết hợp đồng phải có sự ủy quyền của công ty mẹ
Một số lưu ý khi thành lập văn phòng đại diện
- Văn phòng đại diện chỉ được thành lập sau khi công ty được thành lập. Do đó, không thể song song thực hiện thủ tục thành lập công ty cùng văn phòng đại diện.
- Văn phòng đại diện chỉ được thực hiện chức năng giao dịch. Do đó trưởng văn phòng đại diện chỉ được ký các hợp đồng và đóng dấu bằng dấu của văn phòng đại diện đới với các giao dịch phục vụ hoạt động của văn phòng đại diện như ký hợp đồng thuê nhà cho văn phòng, hợp đồng lao động với nhân sự của văn phòng, mua bán vật dụng hoạt động của văn phòng….
- Trưởng văn phòng đại diện không được ký hợp đồng phát sinh hoạt động kinh doanh. Khác với địa điểm kinh doanh, vẫn được phát sinh hoạt động kinh doanh tại địa điểm kinh doanh.
- Mặc dù văn phòng đại diện không phát sinh các thủ tục với cơ quan thuế. Tuy nhiên, khi doanh nghiệp có nhu cầu thay đổi địa chỉ của văn phòng đại diện khác quận, huyện vẫn phải thực hiện xác nhận nghĩa vụ thuế với Chi cục thuế cũ. Do vậy, doanh nghiệp cần lưu ý việc lựa chọn địa chỉ phù hợp khi thành lập văn phòng đại diện để tránh phát sinh thay đổi địa chỉ khác quận. Khác với địa điểm kinh doanh khi doanh nghiệp có sự thay đổi địa chỉ địa điểm kinh doanh không cần thực hiện thủ tục xác nhận nghĩa vụ thuế tại Chi cục thuế.
Thủ tục thành lập văn phòng đại diện
Sau khi chuẩn bị đầy đủ các điều kiện cần thiết bị bạn có thể tiến hành các thủ tục để mở văn phòng đại diện như sau:
Bước 1: Chuẩn bị bộ hồ sơ thành lập Văn phòng đại diện
Hồ sơ mở văn phòng đại diện bao gồm:
- Thông báo thành lập Văn phòng đại diện;
- Bản sao Quyết định thành lập, biên bản họp về việc thành lập Văn phòng đại diện;
- Bản sao Giấy tờ chứng thực cá nhân của người đứng đầu Văn phòng đại diện.
Bước 2: Nộp hồ sơ thành lập Văn phòng đại diện
Hồ sơ mở văn phòng đại diện sẽ được nộp tại Phòng đăng ký kinh doanh tỉnh thành phố nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.
Bạn có thể nộp hồ sơ theo 1 trong 2 cách sau:
- Nộp trực tuyến: Nộp hồ sơ bản Scan dưới dạng File PDF và khai các mục thông tin yêu cầu.
- Nộp trực tiếp tại Phòng đăng ký kinh doanh
Bước 3: Chờ xét duyệt hồ sơ và nhận kết quả
Sau khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Phòng đăng ký kinh doanh sẽ tiến hành giải quyết hồ sơ thành lập Văn phòng đại diện của doanh nghiệp. Thời hạn xử lý hồ sơ là 03 ngày làm việc tính từ ngày Phòng đăng ký kinh doanh nhận được Bộ hồ sơ hợp lệ.
Nếu hồ sơ hợp lệ bạn sẽ được cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện cho doanh nghiệp. Ngược lại nếu hồ sơ không được chấp thuận, Phòng đăng ký kinh doanh sẽ trả kết quả cùng lý do chi tiết. Bạn cần tiến hành thực hiện chỉnh sửa hồ sơ, giấy tờ theo hướng dẫn và tiến hành nộp lại hồ sơ.
Ưu nhược điểm khi thành lập văn phòng đại diện
Ưu điểm của văn phòng đại diện
- Không phát sinh các thủ tục liên quan đến báo cáo thuế cũng như không phải nộp thuế môn bài
- Doanh nghiệp có thể thành lập văn phòng đại điện cùng tỉnh thành phố hoặc khác tỉnh thành phố, thậm chí có thể thành lập văn phòng đại diện tại nước ngoài
Nhược điểm của văn phòng đại diện
- Không được phát sinh các hoạt động kinh doanh tại văn phòng đại diện
- Khi thay đổi trụ sở văn phòng đại diện sang quận khác vẫn phải thực hiện xác nhận nghĩa vụ thuế tại Chi cục thuế nơi có địa chỉ cũ.
Trên đây Công ty TNHH Minh KPMG đã giúp bạn giải đáp văn phòng đại diện là gì và hướng dẫn chi tiết các thủ tục mở văn phòng đại diện. Nếu như bạn cũng đang có ý định mở văn phòng đại diện nhưng chưa biết thực hiện ra sao, và các thông tin điều kiện cần thiết đã đầy đủ và chính xác hay chưa?
Liên hệ ngay Minh KPMG để đội ngũ luật sư, chuyên gia giàu kinh nghiệm của chúng tôi tư vấn hướng dẫn chi tiết hoặc thay mặt thực hiện các thủ tục thành lập văn phòng đại diện trọn gói.
Với hơn 15 năm kinh nghiệm cung cấp các gói dịch vụ tư vấn hỗ trợ doanh nghiệp. Minh KPMG giúp bạn hoàn tất đăng ký mở văn phòng đại diện và nhanh chóng nhận Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện nhanh chỉ trong 3 – 5 ngày.
Đăng ký mở văn phòng đại diện nhanh chóng, tiết kiệm chi phí gọi ngay: 0918.535956 – 0916.535956
